Et lite selskap trenger ikke et lite imponerende CRM. Det trenger et system som blir brukt og som bevarer informasjonen teamet faktisk tar beslutninger på.
Denne kravlisten er leverandørnøytral. Den kan brukes på Excel, SharePoint, HubSpot eller et annet CRM før dere lar en demo bestemme behovene deres.
Kort svar: Det må samle selskaper, kontakter, aktiviteter og salgsmuligheter, vise eierskap og neste steg, og gi data som kan eksporteres og kontrolleres. Alt utover dette bør begrunnes med et faktisk arbeidsbehov.
Systemet må skille poster og redusere duplikater. Bruk stabile identifikatorer som organisasjonsnummer og e-post når de finnes, med regler for unntak.
En kontakt må kunne knyttes til et selskap, og en salgsmulighet til relevante kontakter og aktiviteter. Fritekst er ikke en relasjon.
Hver aktiv kontakt eller salgsmulighet må ha en ansvarlig. Det må også være klart hva som skjer når en ansatt slutter eller bytter rolle.
Systemet skal vise hva som skal skje, hvem som gjør det og når. «Følge opp senere» er ikke et neste steg.
Kort svar: Aktiviteter må være en del av kundehistorikken, og pipelinefasene må beskrive en reell kommersiell tilstand. Faser skal ikke bare være pene kolonner.
E-post, møter, telefoner og notater må kunne knyttes til riktig post. Bestem hva som logges automatisk, hva som er manuelt, og hva som ikke skal lagres.
Hver fase trenger inngangskriterium, eier og forventet neste handling. Unngå faser som bare beskriver selgerens humør, for eksempel «varm» uten definisjon.
Systemet bør bevare når en avtale flyttet fase, slik at dere kan se stagnasjon og konvertering. Et felt som bare viser dagens status mister historikken.
Varsler skal redusere en kjent risiko, som forfalt oppfølging. De skal ikke gjøre innboksen til et julelys som alle lærer å ignorere.
Kort svar: Systemet må skille hvordan posten ble opprettet fra hvordan kontakten fant virksomheten, og rapportene må bruke definerte tellere og nevnere.
Definer minst opprettelseskilde, første kjente markedsføringskilde og dato. Hvis senere kampanjer og interaksjoner påvirker beslutninger, må historikken bevares.
Les Contact source i CRM for forskjellen mellom manuelt felt, trafikkilde og record source.
Minimum er aktive salgsmuligheter per fase, forfalte aktiviteter, vunnet/tapt og konvertering mellom definerte faser. Manglende data skal vises som manglende, ikke null.
Kort svar: En navngitt person må eie datamodell, tilgang, lovlige verdier og endringer. Et CRM uten governance blir bare et mer avansert sted å lagre uenighet.
Brukere skal bare se og endre det de trenger. Virksomheten må kunne eksportere egne data i et forståelig format og vite hva som følger med.
Systemeieren må ha tid, mandat og en enkel endringsprosess. Dokumenter felter, integrasjoner og beslutningskritiske rapporter.
Kort svar: Merk hvert krav som nødvendig nå, nødvendig innen 12 måneder eller ikke relevant. Sammenlign deretter løsninger mot samme prioriterte liste.
Ikke kjøp fremtidig kompleksitet bare fordi den finnes. Ikke bygg bort et kjent behov fordi det er upraktisk. Kravlisten skal gjøre avveiningen synlig.
Se også SharePoint som CRM og bygge eller kjøpe CRM.
Hva er et minimum viable CRM? Det er det minste systemet som gir en felles kundehistorikk, tydelig eierskap, neste aktivitet og pålitelige grunnrapporter. Det er ikke nødvendigvis systemet med færrest felter.
Trenger alle ansatte tilgang? Nei. Tilgang bør følge rolle og arbeidsbehov. Definer hvem som kan lese, opprette, endre, eksportere og administrere.
Hvilke felt bør være obligatoriske? Gjør bare felter obligatoriske når verdien er nødvendig på det aktuelle trinnet. For mange krav tidlig gir tilfeldige svar og dårligere data.