Et hjemmelaget CRM kan se billig ut fordi lisensen allerede står på Microsoft 365-fakturaen. Et ferdig CRM kan se dyrt ut fordi kostnaden har en egen linje.
Begge inntrykk kan være feil. Sammenlign hva løsningen koster å bruke, forvalte og endre over tid.
Kort svar: Kostnaden består av lisenser, implementering, datarydding, integrasjoner, opplæring og løpende forvaltning. Produktnivå og brukerbehov betyr mer enn leverandørens laveste startpris.
Ta med:
Et dyrt CRM med lav bruk er fortsatt dyrt. Det samme er et billig CRM som ikke fanger aktivitetene ledelsen trenger.
Kort svar: Intern utvikling koster analyse, bygging, testing, dokumentasjon og vedlikehold. Kostnaden finnes selv når arbeidet gjøres av en ansatt som allerede er på lønningslisten.
For et SharePoint-oppsett kan arbeidet omfatte lister, relasjoner, visninger, Power Automate, Power Apps, Power BI, tilgangsmodell og integrasjoner. Hver komponent trenger test og eierskap.
Regn også på ventetid. Hvis løsningen tar seks måneder å få stabil, har virksomheten seks måneder med fortsatt manuelt arbeid og ufullstendige data.
Kort svar: Den som bygger en integrasjon, oppretter et varig driftsansvar. Noen må overvåke feil, håndtere endrede API-er, rotere tilganger og rette poster som havner feil.
En flyt som kopierer e-post eller skjemadata kan fungere fint helt til et felt endres, en bruker slutter eller en tillatelse trekkes tilbake. Hvis feilen oppdages tre måneder senere, er kostnaden større enn tiden det tar å reparere flyten.
Ferdige CRM-er fjerner ikke integrasjonsansvaret, men de leverer flere standardkoblinger og produktfunksjoner som virksomheten ellers måtte bygge.
Kort svar: Løsningen må kunne overtas uten muntlig arkeologi. Dokumentasjon, test, navngitte eiere og kontrollert tilgang er en del av kostnaden.
Sjekk om en ny systemeier kan svare på:
Hvis svarene bare finnes i hodet til én person, har dere en nøkkelpersonrisiko, ikke et enkelt system.
Kort svar: Lag to realistiske scenarier med samme behov og periode. Inkluder både synlige kostnader og tiden som brukes på manuell registrering, feil og manglende oppfølging.
Sett en intern timekostnad på forvaltningsarbeidet. Legg til konsekvensen av glemte aktiviteter og manglende kildedata uten å late som tallet er mer presist enn underlaget.
Les SharePoint som CRM og SharePoint vs HubSpot for den praktiske sammenligningen.
Få et avgrenset beslutningsgrunnlag
Er egenutvikling alltid billigere når vi allerede har Microsoft 365? Nei. Eksisterende lisenser reduserer inngangskostnaden, men fjerner ikke arbeid med datamodell, automasjon, integrasjoner, forvaltning og brukeradopsjon.
Hva bør med i kostnadsregnestykket? Ta med lisenser, oppsett, datarydding, integrasjoner, opplæring, intern tid, feilretting, rapportering og eventuell migrering. Bruk samme kravsett for begge alternativer.
Når lønner standardprogramvare seg? Standardprogramvare blir mer attraktiv når behovene er vanlige, flere brukere trenger samme arbeidsflyt og virksomheten vil konfigurere fremfor å utvikle grunnfunksjonene.