En migrering handler ikke om å få flest mulig rader fra SharePoint inn i et CRM. Den handler om å bevare riktig informasjon, rydde bort det som skaper feil, og gjøre den nye arbeidsflyten forståelig.
Det er fullt mulig å flytte rot raskt. Det er sjelden en milepæl verdt å feire.
Kort svar: Kartlegg lister, kolonner, lookup-relasjoner, dokumentbiblioteker, flyter, rettigheter og rapporter. Ikke anta at alle viktige data ligger i den mest synlige kundelisten.
Lag en inventarliste med:
Noter hvilke felt som fylles manuelt, hvilke som skrives av flyter og hvilke som ikke lenger brukes.
Kort svar: Masterdata er feltene som skal ha én autoritativ verdi, for eksempel organisasjonsnummer, selskapsnavn, kontakteier og samtykkestatus. Bestem system of record før flytting.
Hvis samme selskap finnes i SharePoint, økonomisystemet og et e-postverktøy, må dere bestemme hvilket system som eier hvilke data. Ellers vil synkronisering bare spre uenigheten raskere.
Dokumenter også hvilke verdier som kan overskrives og hvilke som bare skal leses.
Kort svar: Flytt aktiviteter som trengs for kundehistorikk og oppfølging. La dokumenter bli i SharePoint når det fortsatt er riktig dokumentlager, og bruk stabile lenker eller en kontrollert integrasjon.
Det er sjelden nødvendig å kopiere alle dokumenter inn i CRM. SharePoint kan fortsatt være den beste flaten for avtaler, prosjektfiler og samarbeid.
Aktiviteter er vanskeligere. Notater, møter og e-post kan ha ulik struktur og personvernverdi. Definer periode, formål og tilgang før de flyttes.
Kort svar: Skill opprinnelig registrert kilde fra nye CRM-felter som Original Traffic Source og Record Source. En importdato må ikke bli omskrevet til kundens første markedsføringskilde.
Bevar:
Et nytt CRM kan opprette posten gjennom import. Da vil Record Source beskrive importen, ikke nødvendigvis hvordan kontakten først fant virksomheten.
Les Contact source i CRM før dere mapper feltene.
Kort svar: Ikke flytt åpenbare testposter, verdiløse duplikater, foreldede arbeidsfelter eller data uten lovlig og operativt formål. Bevar en kontrollert arkivkopi når det er nødvendig.
Lag regler for:
Sletting og arkivering må følge virksomhetens juridiske krav. En migrering er ikke en snarvei til å gjette seg frem til oppbevaringstid.
Kort svar: Test et representativt utvalg, sammenlign antall og nøkkelfelt, og la faktiske brukere utføre arbeidsoppgavene før full overgang.
Kontroller minst:
Kjør en prøveimport før produksjonsimport. Lag en reverseringsplan og bestem når SharePoint-listene går over til lesemodus.
Se CRM governance og datakvalitet og SharePoint som CRM.
Avklar migreringsomfanget før dere flytter data
Kan alt fra SharePoint importeres til et CRM? Teknisk kan mye flyttes, men ikke alt bør flyttes. Felt, relasjoner, vedlegg og historikk må vurderes mot målmodell, kvalitet, tilgang og formål.
Hvordan bevarer vi historiske kilder? Lag egne migreringsfelt for original verdi, dato og kvalitet. Ikke la importens Record Source erstatte den historiske markedsføringskilden.
Kan dokumentene bli i SharePoint? Ja. CRM-et kan eie kundedata og aktiviteter, mens SharePoint fortsatt er dokumentlager. Definer stabile koblinger og ett system of record per datatype.