Fra SharePoint til CRM: hva må migreres?

En migrering handler ikke om å få flest mulig rader fra SharePoint inn i et CRM. Den handler om å bevare riktig informasjon, rydde bort det som skaper feil, og gjøre den nye arbeidsflyten forståelig.

Det er fullt mulig å flytte rot raskt. Det er sjelden en milepæl verdt å feire.

Hvilke data finnes i SharePoint?

Kort svar: Kartlegg lister, kolonner, lookup-relasjoner, dokumentbiblioteker, flyter, rettigheter og rapporter. Ikke anta at alle viktige data ligger i den mest synlige kundelisten.

Lag en inventarliste med:

• selskaper og identifikatorer
• kontakter og roller
• salgsmuligheter og status
• aktiviteter og notater
• kildefelter
• ansvarlige brukere
• vedlegg og dokumentlenker
• Power Automate-flyter
• rapporter som ledelsen bruker

Noter hvilke felt som fylles manuelt, hvilke som skrives av flyter og hvilke som ikke lenger brukes.

Hva er masterdata?

Kort svar: Masterdata er feltene som skal ha én autoritativ verdi, for eksempel organisasjonsnummer, selskapsnavn, kontakteier og samtykkestatus. Bestem system of record før flytting.

Hvis samme selskap finnes i SharePoint, økonomisystemet og et e-postverktøy, må dere bestemme hvilket system som eier hvilke data. Ellers vil synkronisering bare spre uenigheten raskere.

Dokumenter også hvilke verdier som kan overskrives og hvilke som bare skal leses.

Hvordan håndterer du aktiviteter og dokumenter?

Kort svar: Flytt aktiviteter som trengs for kundehistorikk og oppfølging. La dokumenter bli i SharePoint når det fortsatt er riktig dokumentlager, og bruk stabile lenker eller en kontrollert integrasjon.

Det er sjelden nødvendig å kopiere alle dokumenter inn i CRM. SharePoint kan fortsatt være den beste flaten for avtaler, prosjektfiler og samarbeid.

Aktiviteter er vanskeligere. Notater, møter og e-post kan ha ulik struktur og personvernverdi. Definer periode, formål og tilgang før de flyttes.

Hvordan bevarer du kildedata?

Kort svar: Skill opprinnelig registrert kilde fra nye CRM-felter som Original Traffic Source og Record Source. En importdato må ikke bli omskrevet til kundens første markedsføringskilde.

Bevar:

• original feltverdi
• dato hvis den finnes
• hvem eller hvilken prosess som registrerte verdien
• kvalitetsstatus, for eksempel bekreftet, importert eller ukjent

Et nytt CRM kan opprette posten gjennom import. Da vil Record Source beskrive importen, ikke nødvendigvis hvordan kontakten først fant virksomheten.

Les Contact source i CRM før dere mapper feltene.

Hva bør ikke flyttes?

Kort svar: Ikke flytt åpenbare testposter, verdiløse duplikater, foreldede arbeidsfelter eller data uten lovlig og operativt formål. Bevar en kontrollert arkivkopi når det er nødvendig.

Lag regler for:

• poster uten identitet
• gamle inaktive kontakter
• slettede eller tidligere ansatte
• fritekst med sensitive opplysninger
• duplikater med motstridende verdier
• dokumenter med eget arkivkrav

Sletting og arkivering må følge virksomhetens juridiske krav. En migrering er ikke en snarvei til å gjette seg frem til oppbevaringstid.

Hvordan validerer du migreringen?

Kort svar: Test et representativt utvalg, sammenlign antall og nøkkelfelt, og la faktiske brukere utføre arbeidsoppgavene før full overgang.

Kontroller minst:

1. Antall importerte og avviste poster.
2. Duplikater og unike identifikatorer.
3. Selskap–kontakt–avtale-relasjoner.
4. Eierville og tidligere brukere.
5. Pipelinefaser og datoer.
6. Kildedata og historikk.
7. Rettigheter og eksport.
8. Lenker til dokumenter.

Kjør en prøveimport før produksjonsimport. Lag en reverseringsplan og bestem når SharePoint-listene går over til lesemodus.

Se CRM governance og datakvalitet og SharePoint som CRM.

Avklar migreringsomfanget før dere flytter data

Vanlige spørsmål

Kan alt fra SharePoint importeres til et CRM? Teknisk kan mye flyttes, men ikke alt bør flyttes. Felt, relasjoner, vedlegg og historikk må vurderes mot målmodell, kvalitet, tilgang og formål.

Hvordan bevarer vi historiske kilder? Lag egne migreringsfelt for original verdi, dato og kvalitet. Ikke la importens Record Source erstatte den historiske markedsføringskilden.

Kan dokumentene bli i SharePoint? Ja. CRM-et kan eie kundedata og aktiviteter, mens SharePoint fortsatt er dokumentlager. Definer stabile koblinger og ett system of record per datatype.